Elektronisches Fahrtenbuch: Was das Finanzamt verlangt

Ein elektronisches Fahrtenbuch erkennt das Finanzamt an, wenn es dieselben Angaben liefert wie ein Fahrtenbuch auf Papier und spätere Änderungen technisch ausschließt oder im Fahrtenbuch selbst sichtbar macht. Pro Dienstfahrt gehören Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende, Ziel, Zweck und Geschäftspartner hinein. Die Einträge müssen zeitnah entstehen. Ein amtliches Siegel für Software gibt es nicht. Entscheidend ist, wie das Fahrtenbuch geführt wird.

Welche Angaben verlangt das Finanzamt pro Fahrt?

Die Liste steht in den Lohnsteuer-Richtlinien, R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR beim Bundesfinanzministerium. Für dienstliche Fahrten sind in der Regel nötig:

• Datum
• Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt
• Reiseziel, bei Umwegen auch die Route
• Reisezweck
• aufgesuchte Geschäftspartner

Für Privatfahrten reichen die Kilometer. Für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte genügt ein kurzer Vermerk. Ein Fahrtenbuch nur für ein paar Beispielmonate lässt die Richtlinie nicht zu. Es läuft über das ganze Jahr.

Elektronisch geführt werden darf das Fahrtenbuch ausdrücklich. Laut Richtlinie muss es dieselben Erkenntnisse liefern wie ein handschriftliches. Nachträgliche Änderungen müssen „technisch ausgeschlossen oder dokumentiert“ sein. Für Selbstständige steht die Fahrtenbuchmethode in § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG. Auf diese Vorschrift stützt auch der Bundesfinanzhof seine Anforderungen.

Wann ist ein elektronisches Fahrtenbuch finanzamtkonform?

Zwei Punkte entscheiden in der Praxis: die geschlossene Form und die zeitnahe Führung. An beiden sind Fahrtenbücher vor Gericht gescheitert, auch elektronische.

Änderungen müssen im Fahrtenbuch selbst sichtbar sein

Der Bundesfinanzhof hat am 12.1.2024 bestätigt (BFH, VI B 37/23): Eine Datei aus einem Computerprogramm genügt nur, wenn spätere Änderungen technisch ausgeschlossen sind oder in der Datei selbst dokumentiert werden. Im Fall dahinter ließen sich Änderungen nur über weitere Abfragen des Systemadministrators sichtbar machen. Das Hessische Finanzgericht hielt das für unzureichend, der BFH wies die Beschwerde dagegen zurück.

Ähnlich das FG Düsseldorf am 24.11.2023 (3 K 1887/22 H(L)): Die Software speicherte Änderungen nur in getrennten Protokolldateien. Nach dem Urteil sind solche externen Dateien grundsätzlich ungeeignet, die geschlossene Form herzustellen.

Einträge gehören direkt hinter die Fahrt

Zeitnah heißt laut FG Düsseldorf: Die Einträge entstehen im Anschluss an die Fahrt. Im Fall wurden Fahrten erst auf Zetteln notiert und meist nach dem Tanken gesammelt eingetragen. Laut Prüfer geschah das nur ein- bis zweimal im Monat. Das Gericht hat das Fahrtenbuch verworfen.

Eine feste Frist wie „sieben Tage“ steht weder im Gesetz noch in R 8.1 LStR. Das Finanzamt berief sich im Düsseldorfer Verfahren aber auf ein BMF-Schreiben vom 4.4.2018: Bei automatisch erfassten Fahrten soll der Anlass spätestens innerhalb von sieben Kalendertagen nachgetragen sein. Das Gericht musste darüber nicht entscheiden. Auch TrackPro arbeitet mit sieben Tagen als Zeitfenster.

Gibt es ein Siegel „vom Finanzamt anerkannt“?

Ein elektronisches Fahrtenbuch lässt das Finanzamt nicht vorab zertifizieren. R 8.1 LStR nennt kein Prüfsiegel und keine Zulassung für Fahrtenbuch-Software. Im Düsseldorfer Fall hatte der Hersteller sogar eine eigene „Konformitätsbescheinigung“ ausgestellt. Das Fahrtenbuch wurde trotzdem verworfen. „Finanzamtkonform“ ist also eine Aussage des Anbieters. Ob das Fahrtenbuch hält, zeigt erst die Prüfung Ihres Falls.

Woran Sie ein finanzamtkonformes Fahrtenbuch mit GPS erkennen, bevor Sie ein automatisches Fahrtenbuch kaufen:

1. Fahrten werden automatisch mit Datum, Uhrzeit, Kilometern, Start und Ziel erfasst.
2. Zweck und Geschäftspartner lassen sich kurz nach der Fahrt ergänzen.
3. Nach Ablauf des Zeitfensters sind Änderungen gesperrt oder im Fahrtenbuch selbst erkennbar.
4. Es gibt einen vollständigen Export, etwa als PDF, für Steuerberatung und Betriebsprüfung.
5. Privatfahrten erscheinen nur mit Datum und Kilometern.

Was elektronische Fahrtenbücher kosten und worin sie sich unterscheiden, zeigt der Fahrtenbuch-Vergleich. Achten Sie dabei auch auf Laufzeit und Verlängerung.

Was passiert, wenn das Finanzamt das Fahrtenbuch verwirft?

Dann gilt die 1-%-Regel. Versteuert werden monatlich 1 % des Bruttolistenpreises. Für den Arbeitsweg kommen in der Regel 0,03 % des Listenpreises je Entfernungskilometer und Monat dazu (R 8.1 Abs. 9 LStR). Bei reinen Elektroautos bis 100.000 € Bruttolistenpreis wird nur ein Viertel des Listenpreises angesetzt, also 0,25 %. Den Privatanteil anhand anderer Unterlagen zu schätzen, lässt der BFH nicht zu.

Das kann teuer werden. Im Düsseldorfer Fall nahm das Finanzamt den Arbeitgeber per Haftungsbescheid in Anspruch: 10.043,93 € für 2012 bis März 2015, Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer zusammen. Kleinere Mängel führen nicht automatisch zur Verwerfung, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind. So steht es in den amtlichen Hinweisen zu R 8.1 LStR.

Wechsel zum Fahrtenbuch: warum der Jahresbeginn zählt

Für denselben Dienstwagen legt der Arbeitgeber die Methode für jedes Kalenderjahr fest. Während des Jahres darf sie nicht wechseln (R 8.1 Abs. 9 Nr. 3 LStR). Wer 2027 mit Fahrtenbuch statt 1-%-Regel fahren will, startet also am 1. Januar. Bekommen Sie im Laufe des Jahres ein anderes Auto, klären Sie den Zeitpunkt mit Ihrer Steuerberatung.

Bis zum Jahresende ist dafür genug Zeit. Sprechen Sie mit Arbeitgeber oder Steuerberatung, stecken Sie das Gerät im Dezember ein und testen Sie ein paar Fahrten. Ab dem 1. Januar läuft das Fahrtenbuch dann ohne Lücke. Ob sich das für Ihr Auto lohnt, zeigt der Firmenwagenrechner. Wer wenig privat fährt, spart je nach Fahrzeug bis zu 3.000 € pro Auto und Jahr. Die Grundlagen beider Methoden erklärt der Vergleich Fahrtenbuch oder 1-%-Regel.

Das elektronische Fahrtenbuch von TrackPro arbeitet mit einem OBD-Stecker. Der Stecker erfasst die Fahrten automatisch. Sie ordnen die Fahrten in der App innerhalb von sieben Tagen zu und exportieren am Ende ein PDF mit den Pflichtangaben. Privates bleibt privat. Bei Privatfahrten sieht niemand Start und Ziel, auch nicht der Arbeitgeber. Im Export stehen nur Datum und Kilometer. Es kostet 149 € inkl. MwSt. für 12 Monate oder 260 € inkl. MwSt. für 24 Monate, danach Verlängerung um 12 Monate, Kündigung online per Klick. Elektronisches Fahrtenbuch für 2027 bestellen.

Häufige Fragen

Erkennt das Finanzamt ein elektronisches Fahrtenbuch an?

Ja, wenn es die Pflichtangaben enthält, zeitnah geführt wird und spätere Änderungen ausgeschlossen oder im Fahrtenbuch selbst sichtbar sind. Das steht in R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR. Eine Freigabe vorab gibt es nicht. Ein elektronisches Fahrtenbuch prüft das Finanzamt im Einzelfall, meist bei der Betriebsprüfung.

Darf ich im elektronischen Fahrtenbuch nachträglich etwas ändern?

Zweck und Geschäftspartner kurz nach der Fahrt zu ergänzen, ist üblich. Spätere Änderungen müssen aber technisch gesperrt oder im Fahrtenbuch selbst erkennbar sein. Ein Protokoll in einer getrennten Datei reicht nach BFH und FG Düsseldorf nicht.

Gilt beim Fahrtenbuch eine 7-Tage-Frist?

Eine gesetzliche Frist von sieben Tagen gibt es nicht. Verlangt wird, dass Sie zeitnah eintragen, also im Anschluss an die Fahrt. Die Finanzverwaltung nennt für automatisch erfasste Fahrten sieben Kalendertage, um den Anlass nachzutragen. Einträge nur ein- bis zweimal im Monat hat das FG Düsseldorf nicht akzeptiert.

Ist ein GPS-Fahrtenbuch automatisch finanzamtkonform?

Nein. GPS erfasst Datum, Kilometer und Ziel automatisch. Den Zweck der Fahrt und den Geschäftspartner tragen Sie trotzdem selbst ein. Erst beides zusammen ergibt ein vollständiges Fahrtenbuch.

Ihre Frage ist nicht dabei?

Schreiben Sie uns per WhatsApp, per E-Mail an info@track-pro.de oder rufen Sie an unter 030 83791420.

Stand: 27.10.2026. Dieser Artikel ist keine Steuerberatung. Für Ihren Fall fragen Sie bitte Ihre Steuerberatung.