Diese Erklärung gilt für die Website www.track-pro.de, den Shop shop.track-pro.de, das Kundenportal app.track-pro.de, die TrackPro Apps sowie für unsere Kommunikation mit Interessenten, Kunden und Partnern.
Wir erheben Daten in vier Zusammenhängen: beim Besuch unserer Website, bei Bestellung und Vertragsabwicklung, beim Betrieb der Tracker und des Fahrtenbuchs sowie bei Werbung und Support.
Die Positions- und Fahrzeugdaten, die unsere Geräte erzeugen, verarbeiten wir nicht für eigene Zwecke. Dort ist unser Firmenkunde der Verantwortliche und wir sind sein Auftragsverarbeiter. Details in Abschnitt 12.
Wir verkaufen keine Daten. Wir setzen Analyse- und Werbedienste nur nach Ihrer Einwilligung im Cookie-Banner ein, und Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die in dieser Erklärung beschriebenen eigenen Verarbeitungen ist:
Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten benannt. Sie erreichen ihn unter:
Interner Ansprechpartner für Datenschutzthemen bei der KK030 GmbH ist Jakob Jakubov. Betroffenenanfragen können Sie an beide Adressen richten, sie werden in jedem Fall an den Datenschutzbeauftragten weitergeleitet.
Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten Widerspruch einzulegen, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt.
Richtet sich Ihr Widerspruch gegen Direktwerbung, verarbeiten wir Ihre Daten anschließend nicht mehr zu diesem Zweck. Dafür genügt eine formlose Nachricht an info@track-pro.de.
Sie haben zudem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Für uns zuständig ist:
| Norm | Bedeutung | Bei uns typisch für |
|---|---|---|
| Art. 6 I a | Einwilligung | Cookies, Analyse, Werbepixel, Newsletter, KI-Bearbeitung von Fotos |
| Art. 6 I b | Vertrag oder Anbahnung | Bestellung, Kundenkonto, Support, Lieferung, Rechnung |
| Art. 6 I c | Rechtliche Pflicht | Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung, Einwilligungsnachweis |
| Art. 6 I f | Berechtigtes Interesse | IT-Sicherheit, Missbrauchsabwehr, Bestandskundenwerbung, Rechtsverteidigung |
| § 25 I TDDDG | Zugriff auf Endgeräte | Alle nicht zwingend erforderlichen Cookies und ähnlichen Technologien |
| Art. 28 | Auftragsverarbeitung | Positions- und Fahrtenbuchdaten unserer Firmenkunden |
Unsere Website wird bei der Webflow, Inc., 398 11th Street, San Francisco, CA 94103, USA gehostet. Beim Aufruf unserer Seiten verarbeitet Webflow in unserem Auftrag technisch notwendige Verbindungsdaten.
Bei jedem Zugriff werden automatisch folgende Daten in Server-Logfiles gespeichert:
Zweck und Rechtsgrundlage. Diese Verarbeitung ist für den Betrieb, die Stabilität und die Sicherheit der Website erforderlich, insbesondere zur Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen zur Identifikation einzelner Personen findet nicht statt.
Speicherdauer. Diese Logfiles entstehen auf der Infrastruktur unseres Hostinganbieters und werden dort nach dessen Löschfristen entfernt, längstens jedoch 30 Tage nach dem Zugriff. Eine längere Aufbewahrung erfolgt nur, wenn ein konkreter Sicherheitsvorfall die Beweissicherung erforderlich macht. In diesem Fall werden die betroffenen Datensätze bis zur abschließenden Klärung des Vorfalls aufbewahrt und anschließend gelöscht.
Schriften und Medien. Auf einigen Seiten binden wir Schriftarten und Skripte über Content Delivery Networks ein, die technisch von Webflow bereitgestellt werden. Videos binden wir im erweiterten Datenschutzmodus von YouTube ein. Ein Videoplayer lädt erst nach Ihrer Zustimmung Daten von Google.
Wir setzen Cookies und vergleichbare Technologien ein. Technisch notwendige Cookies dienen dem Betrieb der Seite, der Warenkorbfunktion, der Anmeldung im Kundenportal und der Speicherung Ihrer Cookie-Entscheidung. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Alle übrigen Cookies, insbesondere zur Reichweitenmessung und zu Werbezwecken, setzen wir ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Einwilligungsverwaltung durch CookieFirst. Zur Einholung und Dokumentation Ihrer Einwilligung nutzen wir die Plattform CookieFirst der Digital Data Solutions B.V., Plantage Middenlaan 42a, 1018 DH Amsterdam, Niederlande. Dabei werden Ihr Einwilligungsstatus, eine anonymisierte IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Zeitpunkt und URL der Einwilligung, ein ungefährer Standort sowie eine zufällige Kennung (UUID) verarbeitet. Diese Verarbeitung ist zur Erfüllung unserer Nachweispflicht nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO erforderlich, Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Mit CookieFirst besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Einwilligungsnachweise werden bis zu drei Jahre aufbewahrt.
Einstellungen ändern. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß aufrufen und anpassen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.
Die folgende Übersicht wird von unserer Einwilligungsplattform automatisch aktuell gehalten. Sie zeigt alle Cookies und ähnlichen Technologien, die auf dieser Website eingesetzt werden, mit Anbieter, Zweck und Speicherdauer.
Die folgenden Dienste werden erst aktiv, wenn Sie im Cookie-Banner in die jeweilige Kategorie eingewilligt haben. Rechtsgrundlage ist jeweils Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG.
Wir verwenden den Google Tag Manager der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, um Skripte zentral zu verwalten. Die Auslieferung erfolgt über unsere eigene Subdomain stats.track-pro.de. Der Tag Manager selbst setzt keine Cookies zur Analyse, steuert aber die nachfolgend genannten Dienste.
Zur Reichweitenmessung nutzen wir Google Analytics 4. Verarbeitet werden unter anderem gekürzte IP-Adresse, Geräte- und Browserdaten, ungefährer Standort, besuchte Seiten, Verweildauer und ausgelöste Ereignisse. Die IP-Anonymisierung ist aktiviert. Google verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Die Speicherdauer der Nutzer- und Ereignisdaten beträgt 14 Monate.
Wir schalten Anzeigen im Google Werbenetzwerk (Konto AW-16767697809) und messen deren Erfolg. Dabei wird ein Cookie gesetzt, wenn Sie über eine unserer Anzeigen auf die Website gelangen. Wir erfahren dadurch die Gesamtzahl der Nutzer, die eine Anzeige angeklickt und anschließend eine Bestellung oder Anfrage abgeschlossen haben. Wir erhalten keine Informationen, mit denen sich einzelne Personen identifizieren lassen. Sofern erweiterte Conversions eingesetzt werden, wird eine verschlüsselte Prüfsumme (Hash) Ihrer E-Mail-Adresse an Google übermittelt.
Zur Erfolgsmessung und für zielgruppenbezogene Werbung setzen wir das Meta Pixel der Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, Irland, sowie das Insight Tag der LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Dublin 2, Irland, ein. Dabei werden Ihre Interaktionen mit unserer Website an die jeweilige Plattform übermittelt und Ihrem dortigen Nutzerkonto zugeordnet, sofern Sie eingeloggt sind. Meta und LinkedIn verarbeiten diese Daten teilweise als gemeinsam Verantwortliche mit uns nach Art. 26 DSGVO, teilweise eigenverantwortlich. Details finden Sie in den Datenschutzhinweisen der Anbieter.
Zur Analyse des Nutzungsverhaltens setzen wir Hotjar der Hotjar Ltd., Dragonara Business Centre, 5th Floor, Dragonara Road, Paceville St Julian’s STJ 3141, Malta ein. Hotjar erstellt anonymisierte Aufzeichnungen von Sitzungen sowie Heatmaps, um zu verstehen, wie Seiten genutzt werden. Verarbeitet werden gekürzte IP-Adresse, Geräte- und Browserdaten, Bildschirmauflösung, ungefährer Standort, besuchte Seiten sowie Maus-, Scroll- und Klickbewegungen. Eingaben in Formularfeldern werden unterdrückt und nicht aufgezeichnet. Hotjar verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO innerhalb der Europäischen Union.
Kontaktformular und E-Mail. Wenn Sie uns über das Formular oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Vorname, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, falls angegeben, sowie den Inhalt Ihrer Nachricht. Zweck ist die Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen Anfragen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Terminbuchung über Calendly. Für Beratungstermine nutzen wir Calendly der Calendly LLC, 271 17th St NW, Atlanta, GA 30363, USA. Bei einer Buchung werden Name, E-Mail-Adresse, gewünschter Termin, Zeitzone und Ihre Angaben im Buchungsformular verarbeitet. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit Standardvertragsklauseln.
Kundenbetreuung und CRM. Anfragen, Angebote und Gesprächsnotizen pflegen wir in HubSpot, einem Dienst der HubSpot Ireland Limited, 1 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland. Mit HubSpot besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Muttergesellschaft HubSpot, Inc. hat ihren Sitz in den USA, die Übermittlung ist über Standardvertragsklauseln abgesichert. Zweck ist die Betreuung von Interessenten und Kunden sowie die Nachvollziehbarkeit unserer Kommunikation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
Speicherdauer. Anfragen ohne Vertragsschluss löschen wir spätestens zwölf Monate nach dem letzten Kontakt. Geschäftsbriefe unterliegen der handelsrechtlichen Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren.
Anmeldung. Für unseren Newsletter benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Sie erhalten zunächst eine Bestätigungsmail. Wir protokollieren Anmeldezeitpunkt, Bestätigungszeitpunkt und IP-Adresse, um die Anmeldung nachweisen zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG.
Versanddienstleister. Der Versand erfolgt über CleverReach, einen Dienst der CleverReach GmbH & Co. KG, Schafjückenweg 2, 26180 Rastede, Deutschland. CleverReach verarbeitet Ihre E-Mail-Adresse, die Anmeldedaten und die Auswertungsdaten nach Absatz „Erfolgsmessung“ ausschließlich in unserem Auftrag auf Servern innerhalb der Europäischen Union. Mit CleverReach besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in ein Drittland findet dabei nicht statt.
Erfolgsmessung. Unsere Newsletter enthalten Zählpixel und individualisierte Links, mit denen wir Öffnungen und Klicks auswerten, um Inhalte zu verbessern. Diese Auswertung ist Teil Ihrer Einwilligung. Wenn Sie das nicht wünschen, melden Sie sich bitte vom Newsletter ab oder deaktivieren Sie das Laden externer Bilder in Ihrem E-Mail-Programm.
Abmeldung. Jederzeit über den Abmeldelink am Ende jeder E-Mail oder formlos an info@track-pro.de. Nach der Abmeldung speichern wir Ihre E-Mail-Adresse in einer Sperrliste, damit Sie keine weitere Werbung erhalten.
Werbung an Bestandskunden. Haben Sie bei uns ein Produkt erworben, dürfen wir Ihre E-Mail-Adresse nach § 7 Abs. 3 UWG für Werbung zu eigenen ähnlichen Produkten nutzen. Sie können dem jederzeit widersprechen, ohne dass andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.
Unser Shop unter shop.track-pro.de wird auf der Plattform der Shopify International Limited, Victoria Buildings, 1-2 Haddington Road, Dublin 4, Irland betrieben. Mit Shopify besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Für Bestellungen verarbeiten wir Firmierung, Ansprechpartner, Rechnungs- und Lieferanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Bestell- und Zahlungsdaten sowie die Vertragslaufzeit.
Zweck und Rechtsgrundlage. Die Verarbeitung ist zur Erfüllung des Vertrags erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit wir Daten zur Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten aufbewahren, stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Zahlungsdienstleister. Je nach gewählter Zahlungsart geben wir die für die Abwicklung erforderlichen Daten weiter an:
Diese Anbieter verarbeiten Zahlungsdaten als eigene Verantwortliche nach ihren jeweiligen Datenschutzhinweisen. Rechtsgrundlage der Übermittlung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Vollständige Kreditkartendaten werden von uns weder erhoben noch gespeichert.
Versand. Für die Zustellung der Hardware übermitteln wir Name, Lieferanschrift und bei Bedarf E-Mail-Adresse oder Telefonnummer für die Sendungsverfolgung an die DHL Paket GmbH, Sträßchensweg 10, 53113 Bonn.
Bonitätsprüfung. Wir selbst fragen keine Auskunfteien ab und führen kein Scoring durch. Wählen Sie Klarna als Zahlungsart, führt Klarna in eigener Verantwortung eine Identitäts- und Bonitätsprüfung durch und entscheidet über die Freigabe der Zahlungsart. Grundlage und Widerspruchsmöglichkeiten ergeben sich aus den Datenschutzhinweisen von Klarna.
Aufbewahrung. Rechnungen und steuerlich relevante Unterlagen bewahren wir zehn Jahre auf, sonstige Handelsbriefe sechs Jahre, jeweils ab Ende des Kalenderjahres.
Für die Nutzung von TrackPro benötigen Sie ein Konto im Portal app.track-pro.de oder in unserer App. Wir verarbeiten dabei Anmeldedaten, Rollen und Berechtigungen, Stammdaten Ihres Unternehmens sowie Protokolle über sicherheitsrelevante Vorgänge wie Anmeldungen, Passwortänderungen und Exporte.
In den Apps verarbeiten wir zusätzlich Gerätekennungen, Betriebssystemversion, App-Version und Absturzberichte, um Fehler zu beheben. Wenn Sie Push-Nachrichten aktivieren, wird ein Push-Token des jeweiligen Betriebssystemanbieters verarbeitet.
Standortberechtigungen der App nutzen wir ausschließlich für die vom Kunden konfigurierten Funktionen. Die App erhebt keine Standortdaten für eigene Zwecke von TrackPro.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Sicherheitsprotokolle Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherdauer. Sicherheitsprotokolle des Portals, etwa Anmeldeversuche, Passwortänderungen und Datenexporte, bewahren wir 90 Tage auf. Das ist erforderlich, um unbefugte Zugriffe auf Kundenkonten nachvollziehen und aufklären zu können. Konten selbst werden nach Vertragsende gelöscht, spätestens 90 Tage nach Beendigung, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
Nicht hierunter fallen die Änderungsprotokolle des Fahrtenbuchs. Diese sind steuerlich relevante Unterlagen und unterliegen der Aufbewahrungspflicht nach Abschnitt 13.
Wenn Ihr Arbeitgeber oder Ihr Fuhrparkbetreiber TrackPro einsetzt, entscheidet er darüber, welche Fahrzeuge geortet werden, wer die Daten sehen darf und wie lange sie gespeichert bleiben. TrackPro ist in diesem Fall nur der technische Dienstleister und darf die Daten nicht für eigene Zwecke nutzen.
Zwei Dinge stehen Ihnen als Fahrerin oder Fahrer unabhängig davon zu. Heimliche Ortung ist rechtswidrig. Sie müssen vor der Inbetriebnahme informiert werden, und wo ein Betriebsrat besteht, muss dieser zugestimmt haben. Privatfahrten bleiben privat. Sie dürfen nicht zu einem Bewegungsprofil Ihres Feierabends ausgewertet werden.
Auskunft über Ihre Fahrten erhalten Sie bei Ihrem Arbeitgeber. Wenden Sie sich trotzdem an uns, leiten wir Ihre Anfrage unverzüglich weiter und informieren Sie darüber.
Rollenverteilung. Für alle Daten, die durch den Betrieb der Tracker und des Fahrtenbuchs entstehen, ist unser Firmenkunde Verantwortlicher nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Die KK030 GmbH verarbeitet diese Daten ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO. Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag, der Bestandteil jedes TrackPro Vertrags ist.
Datenkategorien. Je nach gebuchtem Produkt und Konfiguration des Kunden werden verarbeitet:
| Kategorie | Beispiele | Quelle |
|---|---|---|
| Positionsdaten | Koordinaten, Zeitstempel, Geschwindigkeit, Fahrtrichtung, Zündungsstatus | GPS-Modul des Geräts |
| Fahrzeug- und Sensordaten | Kilometerstand, Tankfüllung, Batteriespannung, Fehlercodes, CAN-Bus-Daten, Temperatur, Füllstand, Bewegung | OBD-Stecker, Box, Sensoren |
| Fahrt- und Fahrtenbuchdaten | Start und Ziel, Dauer, Standzeiten, Fahrtzweck, Geschäftspartner, Fahrerzuordnung | System und Eingaben der Nutzer |
| Nutzungsdaten | Anmeldungen, Aufrufe, Exporte, Änderungen an Fahrten | Portal und App |
| Verbindungsdaten | SIM-Kennung, Funkzelle, Übertragungszeitpunkte | Mobilfunkverbindung des Geräts |
Beschäftigte im Fuhrpark. Werden Fahrzeuge mit Beschäftigten geortet, richtet sich die Zulässigkeit nach § 26 BDSG und Art. 88 DSGVO. Der Verantwortliche muss insbesondere:
TrackPro stellt dafür Funktionen bereit, insbesondere einen Privatmodus für privat kategorisierte Fahrten sowie ein abgestuftes Rollen- und Berechtigungskonzept. In welchem Umfang Standortdaten im Privatmodus eingeschränkt werden, ergibt sich aus der Dokumentation des jeweiligen Produkts. Die Aktivierung und die korrekte Nutzung dieser Funktionen obliegen dem Verantwortlichen.
Eine verdeckte Ortung von Beschäftigten ist unzulässig. Art. 13 DSGVO verlangt die Information vor der Inbetriebnahme, § 26 BDSG die Erforderlichkeit für das Arbeitsverhältnis, § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG die Mitbestimmung des Betriebsrats. Ohne diese Schritte darf ein Fahrzeug, das von Beschäftigten geführt wird, nicht geortet werden.
TrackPro bietet keinen Betriebsmodus an, der eigens dazu dient, die Ortung vor Beschäftigten zu verbergen. Umgekehrt unterstützen wir unsere Kunden dabei, es richtig zu machen: Wir stellen unter track-pro.de/betriebsvereinbarung-gps-ortung Muster einer Betriebsvereinbarung sowie eine vorbereitete Fahrerinformation zur Verfügung, unter anderem für Pflegedienste, Catering und Sicherheitsdienste. Verstößt ein Kunde gegen diese Pflichten, ist das für uns ein wichtiger Grund zur außerordentlichen Kündigung des Vertrags.
Abgrenzung zum Diebstahlschutz. Tracker an Baumaschinen, Containern, Anhängern und anderen Sachwerten werden bewusst verdeckt verbaut, damit ein Dieb sie nicht findet. Das betrifft den Schutz von Gegenständen, nicht die Überwachung von Menschen. Sobald ein Fahrzeug regelmäßig von benannten Personen geführt wird, gelten die oben genannten Pflichten in vollem Umfang, unabhängig davon, wo das Gerät verbaut ist.
Als privat gekennzeichnete Fahrten werden im Portal ohne Streckenverlauf dargestellt. Der Fuhrparkbetreiber sieht, dass eine Privatfahrt stattgefunden hat, aber nicht, wohin sie ging. In welchem Umfang die Standortverarbeitung dabei technisch eingeschränkt wird, ergibt sich aus der Dokumentation des jeweiligen Produkts.
Der Verantwortliche muss den Privatmodus aktivieren und den Beschäftigten die Nutzung tatsächlich ermöglichen. Eine Ortung rund um die Uhr ohne Möglichkeit, Privatfahrten auszunehmen, wäre auch mit Einwilligung der Beschäftigten regelmäßig unzulässig, weil sie über das Erforderliche hinausgeht.
Sie müssen uns nicht glauben, was im Portal sichtbar ist. Unter track-pro.de/live-demo können Sie das TrackPro Portal mit Beispielfahrzeugen ohne Anmeldung selbst ausprobieren und sehen, welche Daten ein Fuhrparkbetreiber angezeigt bekommt.
Für Betriebsräte und Personalvertretungen ist das der schnellste Weg, den Umfang der Verarbeitung vor einer Betriebsvereinbarung zu beurteilen. Die dort gezeigten Fahrzeuge und Fahrten sind Beispieldaten und beziehen sich nicht auf reale Personen.
Eigene Verarbeitungen von TrackPro. Unabhängig von der Auftragsverarbeitung verarbeiten wir aggregierte technische Daten der Geräte, etwa Firmwarestand, Signalqualität und Fehlerraten, um Ausfälle zu erkennen und die Geräte zu warten. Diese Auswertung erfolgt ohne Bezug zu einzelnen Fahrten und stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Serverstandort. Die Verarbeitung der Ortungs- und Fahrtenbuchdaten erfolgt ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland. Betreiberin ist die Amazon Web Services EMEA SARL, Niederlassung Deutschland, Marcel-Breuer-Straße 12, 80807 München. Mit AWS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO einschließlich der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Eine Speicherung außerhalb Deutschlands findet nicht statt.
Mobilfunkverbindung der Geräte. Für die Datenübertragung setzen wir SIM-Karten der 1NCE GmbH, Christophstraße 15-17, 50670 Köln, Deutschland ein. Dabei fallen Verbindungsdaten an, insbesondere die SIM-Kennung, Zeitpunkt und Umfang der Übertragungen sowie die genutzte Funkzelle.
Die Rollen sind hier zweigeteilt. Soweit 1NCE die Daten für uns überträgt und speichert, geschieht dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Für die eigentliche Telekommunikationsleistung verarbeitet 1NCE Verkehrsdaten in eigener Verantwortung nach den Vorgaben des Telekommunikationsgesetzes und des TDDDG. Näheres regeln die Datenschutzhinweise von 1NCE.
Nutzung im Ausland. Bewegt sich ein Fahrzeug außerhalb Deutschlands, wird die Verbindung über das Netz des jeweiligen ausländischen Betreibers hergestellt (Roaming). Dieser verarbeitet die dabei anfallenden Verbindungsdaten nach dem für ihn geltenden Recht. Die Fahrten- und Positionsdaten selbst werden davon unberührt in Deutschland gespeichert.
Unterauftragnehmer. Eine aktuelle Liste aller Unterauftragnehmer stellen wir Kunden im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags bereit und informieren über Änderungen rechtzeitig vorab.
Das TrackPro Fahrtenbuch erzeugt Aufzeichnungen, die gegenüber dem Finanzamt Beweiswert haben sollen. Daraus ergeben sich Besonderheiten:
Wir erstellen einen Teil unserer Werbebilder und Videos mit KI. Die Menschen auf solchen Bildern sind KI-generiert und keine realen Personen. Wir setzen sie ein, um das Look-and-feel unserer Produkte zu zeigen und die Stimmung einer Situation zu vermitteln. Wenn wir echte Fotos von Personen mit KI bearbeiten, holen wir vorher die Einwilligung dieser Personen ein, und Sie können diese Einwilligung jederzeit zurückziehen.
Zwecke. Wir setzen generative KI-Systeme ein, um Bild-, Video- und Audioinhalte für Werbemittel, Landingpages, Social-Media-Beiträge, Anzeigen, Produktdarstellungen und Erklärvideos zu erstellen oder zu bearbeiten. Daneben nutzen wir Textassistenten für Entwürfe, Übersetzungen und Auswertungen.
| Fall | Was passiert | Personenbezug | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| A | Vollständig synthetische Motive ohne abgebildete Personen, etwa Baustellen, Fahrzeuge, Produktszenen | Keiner | DSGVO nicht einschlägig |
| B | KI-generierte Personen, die frei erfunden sind und keiner realen Person nachempfunden werden | Keiner | DSGVO nicht einschlägig, Kennzeichnungspflicht nach KI-VO |
| C | Reale Fotos von Beschäftigten, Kunden oder Partnern werden per KI retuschiert, freigestellt, erweitert oder hochskaliert | Ja | Einwilligung, Art. 6 I a, § 22 KunstUrhG |
| D | Reale Fotos oder Videos mit Personen werden als Eingabematerial in ein KI-System hochgeladen | Ja, zusätzlich Übermittlung an den Anbieter | Einwilligung, Art. 6 I a, Auftragsverarbeitung Art. 28 |
In den Fällen C und D holen wir vor der Verarbeitung eine gesonderte, informierte Einwilligung der abgebildeten Person ein. Die Einwilligung benennt konkret, welches Bildmaterial verwendet wird, welche Art der KI-Bearbeitung erfolgt, in welchen Kanälen das Ergebnis veröffentlicht wird und für welchen Zeitraum. Bei Beschäftigten beachten wir zusätzlich § 26 Abs. 2 BDSG: die Einwilligung ist freiwillig, wird in Textform dokumentiert, und eine Verweigerung hat keine Nachteile im Arbeitsverhältnis.
Widerruf. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit formlos an info@track-pro.de widerrufen. Wir nehmen das Material dann aus laufenden Kampagnen, Websites und Profilen und löschen die Ausgangsdateien sowie die daraus abgeleiteten Varianten. Bereits ausgelieferte Druckstücke oder von Dritten geteilte Beiträge können wir technisch nicht zurückholen. Darauf weisen wir vor Erteilung der Einwilligung hin.
Ein Sonderfall sind Kundenstimmen. Viele unserer Kundinnen und Kunden möchten ihre Erfahrung teilen, aber nicht mit Gesicht und Stimme öffentlich auftreten, etwa weil Rückschlüsse auf ihren Betrieb, ihren Fuhrpark oder ihre Sicherheitslage möglich wären. In diesen Fällen ersetzen wir die Darstellung, nicht den Inhalt.
Hintergrund: Eine Kundenstimme darf nicht den Eindruck erwecken, eine bestimmte reale Person sei zu sehen oder zu hören, wenn das nicht zutrifft. Art. 50 Abs. 4 KI-VO verlangt für künstlich erzeugte oder manipulierte Bild- und Tonaufnahmen von Personen eine Offenlegung. Unabhängig davon wäre eine KI-Darstellung ohne Hinweis irreführend im Sinne des § 5 UWG.
Für die Erzeugung und Bearbeitung nutzen wir:
Soweit in Videos synthetische Stimmen zum Einsatz kommen, gilt: Wir erzeugen keine Stimmklone realer Personen ohne deren ausdrückliche Einwilligung, und wir kennzeichnen synthetische Stimmen nach Art. 50 KI-VO. Wo dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, geschieht dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Soweit Anbieter außerhalb der EU sitzen, stützen wir die Übermittlung auf Standardvertragsklauseln oder eine Angemessenheitsentscheidung. Näheres in Abschnitt 17.
Modelltraining. Inhalte mit Personenbezug laden wir nur in Dienste hoch, bei denen der Anbieter die Verwendung hochgeladener Inhalte zum Training seiner Modelle vertraglich ausschließt, und wir wählen dort die entsprechende Einstellung. Wo ein solcher Ausschluss nicht erreichbar ist, verwenden wir den Dienst ausschließlich für Inhalte ohne Personenbezug.
Speicherdauer des Eingangsmaterials. Originaldateien und Zwischenergebnisse löschen wir nach Abschluss der jeweiligen Produktion, spätestens jedoch zwölf Monate nach dem Upload, sofern die Einwilligung nicht früher widerrufen wird.
Nach Art. 50 Abs. 2 und Abs. 4 KI-VO (Verordnung (EU) 2024/1689), anwendbar seit dem 2. August 2026, müssen künstlich erzeugte oder manipulierte Bild-, Audio- und Videoinhalte maschinenlesbar und für Betrachter erkennbar gekennzeichnet werden. Wir setzen das so um:
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet im Zusammenhang mit unseren KI-Werkzeugen nicht statt. Über Auswahl, Bearbeitung und Veröffentlichung von Bildmaterial entscheiden Menschen.
Bewerbungsunterlagen verarbeiten wir ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens auf Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Nach Abschluss des Verfahrens löschen wir die Unterlagen spätestens nach sechs Monaten, es sei denn, Sie haben in eine längere Aufbewahrung für künftige Stellen eingewilligt.
Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO. Ein Verkauf von Daten findet nicht statt.
| Empfänger | Zweck | Sitz | Grundlage |
|---|---|---|---|
| Webflow, Inc. | Hosting der Website | USA | AVV, SCC |
| Digital Data Solutions B.V. (CookieFirst) | Einwilligungsverwaltung | Niederlande | AVV |
| Google Ireland Ltd. | Tag Manager, Analytics, Ads | Irland, USA | AVV, SCC |
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Reichweite und Werbung | Irland, USA | Einwilligung, Art. 26 |
| LinkedIn Ireland Unlimited Co. | Reichweite und Werbung | Irland, USA | Einwilligung, Art. 26 |
| Hotjar Ltd. | Nutzungsanalyse, Heatmaps | Malta | AVV, Einwilligung |
| Calendly LLC | Terminbuchung | USA | AVV, SCC |
| Shopify International Limited | Shopbetrieb, Bestellungen | Irland | AVV |
| Stripe Payments Europe, PayPal (Europe), Klarna Bank AB | Zahlungsabwicklung | Irland, Luxemburg, Schweden | Art. 6 I b, eigenverantwortlich |
| DHL Paket GmbH | Lieferung der Hardware | Deutschland | Art. 6 I b |
| CleverReach GmbH & Co. KG | Newsletterversand und Erfolgsmessung | Deutschland | AVV |
| HubSpot Ireland Limited | Betreuung, Dokumentation | Irland, USA | AVV, SCC |
| Amazon Web Services EMEA SARL | Hosting von Portal, Datenbank und Fahrtenbuch | Deutschland | AVV, SCC |
| 1NCE GmbH | Mobilfunkverbindung der Geräte | Deutschland | AVV, daneben TKG |
| OpenAI Ireland Ltd. (ChatGPT), Anthropic PBC (Claude) | Text, Entwürfe, Auswertungen | Irland, USA | AVV, SCC |
| Higgsfield Inc. | Bild- und Videogenerierung | USA | AVV, SCC |
| Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Rechtsberatung | Gesetzliche Pflichten, Rechtsverfolgung | Deutschland | Art. 6 I c, I f |
Einige der genannten Anbieter verarbeiten Daten außerhalb der Europäischen Union, insbesondere in den USA. Für diese Übermittlungen bestehen geeignete Garantien:
Wir weisen darauf hin, dass in Drittländern kein mit der EU vollständig vergleichbares Datenschutzniveau garantiert werden kann, insbesondere hinsichtlich Zugriffsmöglichkeiten staatlicher Stellen. Kopien der Garantien stellen wir auf Anfrage unter info@track-pro.de bereit.
| Daten | Dauer | Grund |
|---|---|---|
| Server-Logfiles der Website | längstens 30 Tage | Betriebssicherheit, Frist des Hosters |
| Sicherheitsprotokolle des Portals | 90 Tage | Aufklärung unbefugter Zugriffe |
| Einwilligungsnachweise Cookies | 3 Jahre | Nachweispflicht Art. 7 |
| Google Analytics, Nutzer- und Ereignisdaten | 14 Monate | Reichweitenmessung |
| Anfragen ohne Vertragsschluss | 12 Monate | Bearbeitung und Rückfragen |
| Newsletter-Daten | Bis zum Widerruf | Einwilligung |
| Sperrliste nach Abmeldung | Unbefristet | Berechtigtes Interesse, keine erneute Werbung |
| Kundenkonto | 90 Tage nach Vertragsende | Rückfragen und Abwicklung |
| Positions- und Fahrtdaten | Nach Weisung des Kunden | Auftragsverarbeitung |
| Fahrtenbuchdaten | 10 Jahre | § 147 AO, GoBD |
| Rechnungen und Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Handelsbriefe | 6 Jahre | § 257 HGB |
| Bildmaterial für KI-Bearbeitung | 12 Monate oder bis Widerruf | Einwilligung |
| Bewerbungsunterlagen | 6 Monate | Fristen nach dem AGG |
Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation und unbefugten Zugriff zu schützen. Dazu gehören unter anderem eine TLS-Verschlüsselung aller Verbindungen zu Website, Shop und Portal, verschlüsselte Speicherung von Zugangsdaten, ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept, protokollierte Zugriffe, regelmäßige Sicherungen sowie eine Verpflichtung aller Mitarbeitenden auf Vertraulichkeit. Unsere Maßnahmen werden fortlaufend an den Stand der Technik angepasst.
Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Für den Abschluss eines Vertrags benötigen wir jedoch die Daten, die zur Durchführung erforderlich sind. Ohne diese Angaben können wir den Vertrag nicht schließen oder erfüllen.
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Wesentliche Änderungen teilen wir Kunden zusätzlich in Textform mit.
KK030 GmbH, Schlüterstraße 39, 10629 Berlin. Fassung 3.0, Stand 11.09.2026. Diese Fassung ersetzt die Datenschutzerklärung mit Stand Februar 2025.